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手紙を書く時の心構えと9つのポイント

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スマホやパソコンで簡単にメールが送れたり、LINEやインスタが流行っている現代では手紙を書く機会はかなり少なくなっています。

しかし、生活をしていく上でどうしても手紙を書かなくてはいけない場面が幾つかありますよね。

お世話になっている方や取引先の人、先輩に対してなど便利とは言えメールだけで済ませるわけにはいきません。特に結婚式のお祝いや就学祝いなど昔ながらの手紙が必要な場面があるはずです。

手紙を書くことに慣れるのが一番

そんな時に面倒くさいとか、書き方がわからないと言っていないで手紙を書くことに慣れてみませんか?

いくつかの決まり事を覚えてしまえばそれほど難しくないですし、手紙でのやり取りをする楽しさに気がつくかもしれません。

手紙の封を開ける時のドキドキした感じも素敵ですよ。

手紙を書く時に気をつける9つのポイント

手紙を書こうと思い立ってもどこに注意して書くべきなのか分からないという人は多いでしょう。そこで気をつけるべき9つのポイントを用意しましたので書き始める前に自分の中で整理してみて下さい。

①相手と自分はどんな関係なのか考える

手紙を書こうとしている相手は自分にとってどんな人でしょうか。

親しい友人、会社の同僚、取引先、上司、目上の人などどんな関係の人ですか?

直接お話するときと同じで相手が誰かによって話し方も変わってくるはずです。親しい友人に対して「お健やかにお過ごしのことと存じます・・・」と書き始めるのも変ですよね。

自分との関係によって文章の組み立て方や言葉の使い方、トーンが変わってきます。また敬語の使い方なども気をつけなければいけないので慣れておかないといけません。

②タイミングを逃さないように気をつける

手紙を書こうと思ったのには理由があるはずです。

結婚式などのお祝い事や暑中お見舞いなど、手紙を書くべき旬なタイミングがあります。

相手のことをいくら想っていても旬なタイミングを逃していては喜びも半減してしまうでしょう。

手紙を書くのが面倒だと感じてもタイミングを逃さずに気持ちを伝えて下さい。

③できるだけ丁寧に誤字脱字に注意して書く

私も字が上手ではないので手紙を書く時に躊躇してしまうことがあるのですが、心を込めて相手のことを考えて丁寧に書かれた文字というのは達筆ではなくても相手には伝わります。

「字が下手くそで恥ずかしいから…」というのもわかりますが、できるだけ読みやすいように丁寧に書くことを意識すれば問題ありません。

しかし、誤字や脱字は注意すれば避けることができます。

ちょっと怪しいなと思ったらすぐに調べる癖を付けて下さい。そのためにも辞書は重宝しますので手元に一冊置いておきたいですね。

怪しいなと思った言葉や漢字を調べて修正する癖をつけると、書き間違いや誤字脱字がだんだんと減ってきますよ。

④簡潔にまとめる

手紙を書き始めると、あれもこれも伝えたいと長々と書き連ねてしまうことがあります。

これは相手にとってあまり嬉しく場合もありますので、伝えたいことはできるだけ簡潔にまとめましょう。

書き始める前に自分が伝えたいことを整理し、シンプルにポイントを絞った上でわかりやすく書くことが重要です。

何が言いたいの変わらない文章にならないように簡潔に書く!これは大事です。

⑤相手の状況に注意して書く

普段から直接会ったり、電話で話たりする時も相手の状況を考えて話をしてるはずです。当たり前のことですが、これは手紙を書く時にも当てはまるんです。

手紙の相手がどんな状態なのか、最近大きな変化があったかどうかなどを考えて下さい。

それによってその相手にふさわし話題かどうか、言葉の選び方や表現の仕方も変わってきます。

本質的に大事なのは相手のことを想って書くということですね。

⑥言葉に心を込めて書くこと

あまり書き慣れない手紙だからといって変に畏まったり、あまり使わないような難しい言葉を使う必要はありません。

大事なのは言葉に心がこもっているかどうか。

いつも通り会って話をしているような、自分らしい言葉で書いたほうが心が伝わるものです。

⑦違和感がある使い慣れていない言葉も慣れていきます

手紙を書くときにはある程度決まり文句と言うか、普段の会話では使わないような特殊な言葉かいくつかあります。

最初は「なんでこんな言い回しをするんだろう?」と違和感があるでしょうし、「この表現は必要なのか?」と思うはずです。

しかし、昔から続いている習わしというか、慣例なので慣れるしかありません。何度も使っていくうちにだんだんと違和感がなくなっていきますので続けて下さい。

⑧相手の立場に立ってみる

手紙を書く時に要件だけじゃなくて相手を思いやる言葉を少し添えるだけで伝わり方が大きく変わってきます。

お祝いなどの手紙は当然ですが、お断りの内容などの時でも相手の立場に立って思いやりのある言葉を入れて下さい。よほど酷い内容でない限り相手の立場になって見ることができるような広い心を持って下さい。

⑨手紙は自分の全てを表しています

手紙というのはただ要件を伝えるだけの道具ではありません。

どんな便箋や封筒、切手を使うか、文字の丁寧さやトーンなどすべてで自分を表現していると言ってもいいくらいです。

書いた内容も大事ですが、味気ない茶封筒よりも「あなたを思ってこの手紙を書いたんですよ」という気持ちや雰囲気が伝わるような便箋などのほうが喜ばれますし、自分のその時の気持ちが上手く相手に届くはずです。

ちょっとした心構えとして

手紙は最初はとっつきにくいと思いますが、とにかく相手を想って書くことに慣れるしかありません。

そのうちメールやLINEとは違った魅力に気がつくはずです。便利なのもいいですが、時間をかけて相手に思いを届けるという不便さも楽しんでみて下さい。

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